Комбат должен вести 32 журнала учета, военный медик – 16 журналов. Когда воевать?

Военные части, непосредственно ведущие боевые действия, тратят значительные ресурсы на обеспечение бумажного документирования своей жизнедеятельности. Медленная обработка и передача информации через бумажные документы усложняет оперативность реагирования и принятия решений.

Вы знаете, сколько журналов ведет командир батальона? По данным ZN.UA, 32. Да, 32 бюрократических журнала, отмечает эксперт по таможенным делам, партнер Delta International Law Роберт Зелди.

Представим себе, что военнослужащий во время штурма получил серьезную травму, например, от взрыва мины или снаряда. Кажется, самым главным в этой ситуации является спасение его жизни и здоровья, в частности, медицинская помощь, эвакуация, лечение в госпитале и реабилитация.

Но как ни странно, усилия, направленные на сохранение жизни и здоровья военного, выглядят мелочью на фоне того, какая «война» ведется в этой связи «на бумаге». Подобных примеров, когда без еще одного журнала регистрации журналов никак не обойтись, можно привести множество. Ведь проблема бумаготворчества затрагивает широкий спектр вопросов армейского управления.

«Бумажные» боевые действия

Итак, начнем с примера. Военный ранен, его командир должен доложить об этом штабу воинской части. В свою очередь, военная часть должна изготовить справку об обстоятельствах травмы, чтобы закрепить факт получения ранения именно во время ведения боевых действий и с целью «защиты Родины». Но для этого от воинской части требуется провести служебное расследование.

Чтобы провести служебное расследование, командир раненого бойца должен написать рапорт (или, на «гражданском» языке, заявление), который станет основанием для того, чтобы штаб подготовил приказ командира части о проведении расследования.

Приказ перед подписанием командиром должен пройти согласование по меньшей мере у трех-четырех должностных лиц штаба. В приказе для проведения расследования командир назначает кого-то из офицеров части (и это не может быть лицо, согласовавшее приказ, то есть добавляется пятый участник процесса).

В дальнейшем этот офицер должен составить акт о проведении служебного расследования, в котором отразить все документы, относящиеся к раненому военному, от назначения его на должность в воинской части до оснований пребывания в зоне боевых действий; описать обстоятельства его ранения, собрав для этого письменные объяснения от тех, кто был рядом, и проверить, не были ли нарушены правила техники безопасности (ношение бронежилета, шлема) или правила несения службы (как бы ни странно это звучало, но это означает, не употреблял раненый военный до этого алкогольных напитков или наркотических веществ).

Далее акт о проведении служебного расследования должен быть утвержден у командира воинской части, а штаб должен подготовить второй приказ — о результатах служебного расследования, так же завизированный тремя-четырьмя должностными лицами штаба. И только после этого начальник медицинской службы готовит справку об обстоятельствах травмы, которую тоже подписывает у командира части.

В свою очередь отсутствие этой груды бумаг может привести к тому, что заключение военно-врачебной комиссии не повяжет ранения с «защитой Родины», а следовательно, раненый не получит государственной поддержки.

Если вам кажется, что этого уже достаточно, то нет. Отправившегося на лечение военного нужно снять с питания в части, поэтому его нужно указать в отдельном приказе. Если военный после лечения получит отпуск по реабилитации, его необходимо вновь отметить в отдельном приказе. Для выплаты военному вознаграждению за непосредственное участие в боевых действиях (на которое он имеет право во время пребывания на лечении и реабилитации после лечения) его следует указать еще в одном приказе.

Основанием для того, чтобы внести военного в эти приказы, есть что? Да, возможно, вы угадали — рапорты командира его подразделения. После возвращения из лечения/реабилитации уже сам военный должен написать рапорт, что он приступил к исполнению обязанностей, и его снова нужно внести в соответствующий приказ.

Однако «бумажные» боевые действия на этом все еще не кончились. Как правило, ранение бойца сопровождается и материальными потерями оружия, рации, повреждением бронежилета или каски. Такое имущество подлежит списанию, в противном случае у воинской части возникает недостача имущества, за которую можно понести ответственность в пятикратном денежном размере (и если такового много, то вплоть до уголовной).

Так вот, для того чтобы списать такое имущество, нужно снова подать рапорты, назначить служебное расследование, изучить документы, собрать объяснения, утвердить акт, выдать приказ о результатах служебного расследования и только потом начать собственное списание поврежденного или утраченного имущества.

И, как вишенка на торте, абсолютно все упомянутые документы должны быть изготовлены на бумаге и зарегистрированы в бумажных журналах, а журналы, в которых они регистрируются, зарегистрированы в журнале регистрации журналов.

Простой подсчет показывает, что каждый случай ранения порождает десятки бумажных документов — донесение, рапорты, приказы, акты, и к изготовлению этих документов привлечено количество лиц, едва ли не превышающих количество тех, кто занимается непосредственно оказанием медицинской помощи раненому.

В чем проблема

То есть любые записи в военном билете или постановление военно-врачебной комиссии — это лишь финальный штрих длинного пути хождения по «бумажным» мучениям. Бумажная бюрократия в воинских частях стала большим бременем, особенно во время войны.

Военные части, непосредственно ведущие боевые действия, тратят значительные ресурсы на обеспечение бумажного документирования своей жизнедеятельности. Это не только постоянная необходимость в самой бумаге, печати и хранении документов, но и потребности защиты от несанкционированного доступа, в компьютерной технике, электроэнергии для ее работы и связи для обмена документами.

Медленная обработка и передача информации через бумажные документы усложняет оперативность реагирования и принятия решений. Существует большой риск потери или повреждения важных документов, особенно для тех штабов, расположенных близко к районам активных боевых действий.

Ошибки, которые могут возникнуть при заполнении бумажных документов, приводят к задержкам, необходимости повторного выпуска документов и дополнительной нагрузке на персонал. Многие военнослужащие раздражены необходимостью тратить время на забюрократизированные процедуры, не входящие в их функционал.

Кроме того, существуют реальные последствия для людей, которые сталкиваются с проблемами из-за бумажной бюрократии. Случай демобилизованного военнослужащего, который уже больше года ожидает справки об обстоятельствах травмы, поскольку часть не может завершить служебное расследование, не единичный, их количество измеряется, скорее всего, сотнями, если не тысячами.

Журнал регистрации журналов

Военные части продолжают вести учет своих военнослужащих в бумажных журналах и приказах. Это касается не только ежедневного учета, но и обычных для военных событий, таких как отпуска или командировки. Например, процесс оформления отпуска или командировки включает в себя оформление не менее двух рапортов, двух приказов, оформление на бланке удостоверений и регистрации каждого из этих документов в отдельных журналах.

Каждый документ также нуждается в подписях, согласованиях и сверках у разных должностных лиц. Это не только увеличивает шансы на ошибки, но и занимает время, которое могло бы быть использовано для выполнения первичных обязанностей, а также замедляет процесс до абсурда. Практический пример, когда военнослужащий в первый день своего отпуска не может поехать только потому, что в течение какого-то времени отсутствует один из лиц, участвующих в оформлении ему отпускного билета.

Любое нарушение дисциплины приводит к созданию многочисленных бумажных донесений, докладов и приказов. Каждый случай требует большого количества времени и усилий для документирования, отвлекающего от основных задач. Практический пример: несмотря на то, что за употребление спиртных напитков военнослужащий уже понес наказание в виде протокола о военном административном правонарушении, и суд уже успел вынести решение о наложении штрафа, от части все равно требовали проведения служебного расследования, хотя при данных обстоятельствах действительно расследовать уже нечего.

Путь к переменам

На первый взгляд может показаться, что переход от бумажных документов к электронным автоматически приведет к оптимизации рабочих процессов. Однако это далеко не так. Ведь суть бюрократии состоит не в форме документов, а в их содержании и процедурах обработки.

Даже если мы заменим бумажные формы на электронные, но оставим устаревшие процедуры, это не приведет к существенному улучшению. Именно разработка/изготовление/согласование/визирование/утверждение/подписание командиром (а часто и другими — до пяти — должностными лицами части) рапортов, приказов, актов, объяснений, справок, донесений и т.п. занимает 99% времени.

Дополнительно электронизация без оптимизации процессов может даже усложнить работу. К примеру, электронные документы требуют новых средств защиты, архивации и резервного копирования. Начальникам разного уровня, пожалуй, при таких обстоятельствах будет страшно подумать о том, к какому объему дополнительной работы (опять: рапорты, приказы, служебные расследования, акты, донесения, списания) может привести потеря флешки со служебным ЭЦП.

Поэтому настоящий переход к электронизации требует не только изменения формата документов, но и оптимизации всей системы документооборота.

Во время войны, когда штабы и командиры разных уровней заняты подготовкой, планированием и ведением операций, единственный, кто может ввести изменения в документооборот, — это разработчик процедур, то есть Министерство обороны.

Следовательно, уже давно назревшее Министерству обороны параллельно с внедрением цифровой среды военного документооборота стоит сосредоточиться на сопутствующих не менее важных задачах. Эти задачи должны включать, прежде всего, техническое обеспечение и защиту информации. В частности, для успешной цифровизации необходима компьютерная техника. Наличия только 10–15 ноутбуков в военной части недостаточно даже для эффективной работы штаба, не говоря уже о других подразделениях.

Оптимизация действий. В первую очередь необходимо изучить все существующие процедуры документального обеспечения жизнедеятельности воинских частей и определить, какие из них устаревшие, чрезмерно сложные или ненужные. Это поможет уменьшить количество документов и упростить их обработку.

Централизация данных. Централизованное хранение данных играет критическую роль в современных цифровых системах. В контексте военной сферы, где иерархия и точность информации являются решающими, такой подход может стать революционным. Традиционные «бумажные» процедуры приводят к децентрализации информации, когда важные данные хранятся непосредственно в отдельных воинских частях. Это не только усложняет доступ к информации, но и может привести к недоразумениям, как в случае с военными, получающими повестки от ТЦК во время активной службы на передовой.

Обратная связь с военнослужащими. Чтобы понять, какие изменения действительно нужны, важно регулярно консультироваться с теми, кто непосредственно сталкивается с проблемами бюрократии передовой.

И напоследок обучение и подготовка персонала. Чтобы новый порядок заработал эффективно, военнослужащие должны знать, как его использовать.

Должен вести 16 книг и журналов — военный медик о бюрократии в армии

Чем занимаются военные медики и чем должны заниматься? О журналах и бюрократии, которая до сих пор остается в этой сфере, на Общественном радио говорили с военным медиком Глебом Битюковым.

Глеб Битюков: Мне кажется, что когда эта система создавалась, а создавалась она еще в советское время, никто не задумывался над тем, какие действительно обязанности должны быть у медика. Какую документацию он должен вести и что он должен делать, кроме этого.

Глеб Битюков

Документация – это важно, но второстепенно для медика.

Когда создавались эти нормативы по людям, которые есть в медпункте, никто не думал о том, что должны быть отдельные люди, которые будут вести эту документацию.

«Система не настроена»

Глеб Битюков: Фактически в медицинской службе любого подразделения есть люди, которые спасают жизнь — оказывают медицинскую помощь либо на линии столкновения, либо в самом медпункте. Но в штате нет людей, которые должны вести документацию. А ее достаточно много. Очень часто объем отчетности растет в геометрической прогрессии из-за того, что добавляются новые бумаги. Система не сконфигурирована быть адаптивной.

К примеру, я сейчас начальник медицинской службы батальона. У нас есть журнал о том, куда направляю людей на госпитализацию. Эти люди уезжают в больницу. Затем могут переезжать из одной больницы в другую, потом еще в другую, потом еще. Я об этом не знаю, во-первых. Во-вторых, у меня даже нет куда это записать. Но от меня требует этой статистики. Я должен ее предоставить.

Конечно, я как начальник медицинской службы заинтересован в том, чтобы знать, что происходит с каждым моим пациентом. Я контролирую это. Сам. Я звоню родственникам или самим военным, чтобы узнать, в каком они состоянии. У меня эти данные есть. В электронной таблице. Но юридически этой информации у меня нет. По законодательству военнослужащий сообщает о своем состоянии своему непосредственному командиру. Медицинская служба – это параллельное подразделение.

Моя задача – выяснить, есть ли у бойца какие-то проблемы со здоровьем, оказать ему помощь или, если я не могу этого сделать, отправить его на лечение дальше. А мы должны вести 16 книг и журналов.

Я, как руководитель маленького подразделения внутри большого, должен вести еще учет оружия, которое выдано моему персоналу, раций, продуктов, одежды, транспорта, горюче-смазочных материалов. Это тоже отдельные книги. Все они в бумажном виде. Они не цифровизированы. Это меня удивляет больше всего. Война идет девять лет. Она не началась в 2022 году. С 2014 года ничего не было сделано.

Юридическая база, на которой построена армия, досталась нам по наследству от Советского союза. Там написаны такие вещи, от которых просто волосы дыбом становятся. Например, в уставе до сих пор есть портянки (прямоугольный кусок ткани, обматываемый специальным способом вокруг ноги, предназначенный для ношения лаптей, валенок или сапог — прим. Ред.).

Мы дронами можем залететь во вражеский блиндаж и сбросить туда бомбу. Мы видим на спутниках GPS как попадают ракеты, которые могут попадать в точку 50 на 50 до сотни километров. Но мы до сих пор в уставе вспоминаем о портянках, которые уже никто не носит. Это невозможно. Но это есть.

Как привести армейскую бюрократию в порядок?

Глеб Битюков: Я так догадываюсь, что есть юридическое управление в Министерстве обороны, должно этим заниматься. Есть военно-медицинское управление, которое также должно заниматься вопросами медицины в армии. Но этого не происходит.

Я даже не представляю, сколько времени нужно тратить в день, чтобы заполнять все эти журналы и книги. Хорошо, что не все должны заполнять каждый день. Но в течение месяца они так или иначе все должны быть заполнены.

Моим приоритетом является качественное оказание медицинской помощи. Также для меня важна медицинская планировка. То есть, когда мы заходим на территорию, мне нужно понять, где позиции, где будут оборудованы точки эвакуации, какие расстояния до этих точек, сколько боец будет находиться на каждом сегменте эвакуации.

Я думаю о том, будут ли мои люди в тепле, будет ли им что есть, на каком транспорте мы будем вывозить людей. Достаточно ли оборудования для этого. Это мои приоритеты. На них уходит очень много времени. А когда в это вмешивается начмед извне и начинает мне рассказывать «Нет, ты должен вести журналы», я спрашиваю у них, когда они последний раз оказывали медицинскую помощь. Они этого не делают, для них важна эта отчетность. Я понимаю, что она нужна. Но для того чтобы ее вести, нужны отдельные люди. Потому что сейчас фактически приходится приспосабливать людей, которые должны спасать жизнь под эти нужды.

Должен быть отдельный человек, который будет заниматься документацией. Сейчас по штату такового нет.