Кругом враги: зачем киевская власть "закрывает" документооборот

Кругом враги: зачем киевская власть "закрывает" документооборот

Пока мэр Киева Виталий Кличко на брифинге призывает столичных жителей и гостей столицы "соблюдать правила карантина", сам он как председатель Киевской городской государственной администрации обеспокоен бумагами. С июля все официальное, что пишется на Крещатике, 36, будет сложнее добыть. 

Срочное дело

3 июля 2020 года на официальном сайте КГГА было опубликовано Распоряжение "О введении изменений в Инструкцию о порядке ведения учета, хранения, использования и уничтожения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию, в исполнительном органе Киевского городского совета (КГГА)". 

Документ подписан Виталием Кличко еще 1 июля 2020 года. В тексте распоряжения есть ссылка на Типовую инструкцию о порядке ведения учета, хранения, использования и уничтожения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию, которая была принята постановлением Кабмина №736 от 19 октября 2016 года.

И все бы ничего, но между решением правительства и распоряжением председателя КГГА прошло четыре года. Гипотетически, киевская исполнительная власть должна была бы отреагировать еще в 2016 году. И она сделала это – правда,  в 2017-м (распоряжение КГГА от  07 марта с №246), утвердив "Инструкцию по деловодству".

Зачем еще что-то менять в относительно свежей инструкции?

Аппарат, подвинься

В обновленной редакции Инструкция содержит немало любопытного. В 2017 году в КГГА создали постоянно действующую Комиссию по вопросам работы со служебной информацией. Пунктом 3 Инструкции в том же году зафиксировано, что одним из основных заданий упомянутой комиссии является "составление на основе предложений аппарата КГГА и других структурных подразделений КГГА с учетом требований законодательства перечня ведомостей, являющихся служебной информацией, и предоставления его Киевскому городскому голове".

В новой редакции исчезает упоминание об аппарате КГГА. Список служебной информации будут составлять исключительно структурные подразделения КГГА. Более того, он отныне будет утверждаться КГГА, а не рассматриваться мэром столицы.

Пунктом 44 в старом варианте Инструкции было определено, что на обратной стороне документа, который остается в деле структурного подразделения, в левом углу указываются количество напечатанных экземпляров, номеров, адресатов (не более 4-х), ссылка на основания, почему эта информация служебная, и номер учета электронного носителя или номер автоматизированного рабочего места, откуда распечатывался документ. В июльской 2020 года редакции добавляется немаловажная деталь: на обратной стороне листа документа еще будет указываться "собственное имя и фамилия должностного лица, печатавшего документ (в случае наличия), собственное имя и фамилия непосредственного исполнителя и номер рабочего телефона". 

Еще одна поправка предписывает, что, если документ зарегистрирован в аппарате КГГА, "должностному лицу, осуществляющему регистрацию документов, предоставляются все экземпляры документа для проверки их оформления".

То есть, аппарат КГГА мягко отодвигается на второй план в процедуре регистрации документов. Более того, за действиями сотрудников аппарата будут следить.

Строгий контроль и учет

Далее – еще строже. Инструкция дополняется новым пунктов 47, в соответствии с которым, если готовится исходящий документ с грифом "для служебного использования", предписывается соблюдать такие правила:

- на подпись предоставлять лишь один экземпляр, который отсылается адресату, обозначенному первым в списке адресатов (напоминаем, их должно быть не более 4-х);

- другим адресатам высылаются копии;

- на каждой странице исходящего документа и на приложениях к нему указываются имя собственное, фамилия и номер служебного телефона исполнителя.

Что это означает на практике? Если вы послали жалобу, скажем, в Кабмин, а ее отослали в КГГА, основной официальный ответ КГГА уйдет в правительство, а вам будет выслана копия. При этом вместо инициалов исполнителя в документе указываются полное имя и фамилия.

Предусмотрена процедура уничтожения документов с грифом "для служебного пользования". Если ранее телефонные справочники, стенографические записи, печатный брак уничтожались без соответствующего акта, то отныне они "могут уничтожаться без отметки об изъятии", но обязательно с отметкой в учетных формах, "после проведения проверки".

Чужие не пройдут

Более закрытой становится КГГА и для иностранцев. Так, поправками в пункт 118 Инструкции у Управления международных связей Аппарата КГГА отбирается право на организацию приема иностранных граждан и на работу с ними. Отныне за это отвечает исключительно председатель КГГА (Виталий Кличко) или тот его заместитель, которому поручено заниматься данной деятельностью.

В то же время поправками в пункт 119 Инструкции при организации приема иностранцев в здании КГГА структурное подразделение обязано подать заявку на такой визит (или мероприятие) не позднее, чем за три рабочих дня.

Зачем такие строгости

Поправки в Инструкцию могут показаться несущественными. Действительно, нам-то какое дело, как в КГГА следят за документами? Однако Виталий Кличко занял решительную позицию сразу в нескольких скандалах: с застройщиками, с "Муниципальной вартой", с пешеходной зоной Контрактовой площади, с метро на Троещину. Он неоднократно обещал судиться и в мае 2020 года озвучил намерение оспорить решение суда по Контрактовой площади:

"Потому что, не может кучка людей, которые инициировали иск по разным причинам, в том числе, и политическим, пренебрегать интересами общества" .

Кроме этого, в преддверии выборов, любые документы, которые касаются выделения средств на строительство или ремонт объектов коммунальной инфраструктуры будут находиться под пристальным вниманием конкурентов. 

В такой ситуации очень важно не допустить малейшей утечки информации. Любопытно, что это касается и посещения КГГА иностранцами и лицами без гражданства. Виталий Кличко сужает круг тех, кто отвечает и за документы, и за визиты. Но чего ему опасаться, если обозначенные в соцопросах рейтинги соответствуют действительности? И какие иностранцы могут навредить мэру украинской столицы?

Не исключено, что глава КГГА готовится к очередному раунду схватки за власть, когда его реальное влияние может быть ограничено назначением руководителя аппарата или его заместителей. И отныне, если у КГГА запрашиваются какие-то документы с грифом "для служебного пользования", Кличко будет иметь четкое представление, кто и чем интересуется.